Navodila

Navodila za uporabo DruFlow

Izberite modul in sledite korakom. Navodila so namenjena preizkušanju celotnega sistema brez poseganja v WordPress administracijo.

🔐

Portal in sistemske nastavitve
  1. Prijavite se z uporabniškim imenom in geslom.
  2. V zavihku Članstvo dodajate člane, urejate profile ter odprete koledar rojstnih dni.
  3. Ko članu dodelite funkcijo Predsednik, Podpredsednik, Tajnik, Blagajnik ali Admin, se mu samodejno omogoči prijava z njegovim e-poštnim naslovom in začetnim geslom iz Sistemskih nastavitev.
  4. Ob prvi prijavi mora funkcionar začetno geslo zamenjati s svojim osebnim geslom. Če mu funkcijo odstranite, se dostop do portala prekliče.
  5. V Sistemskih nastavitvah določite podatke društva, barve, vloge, statuse, vidna polja in obliko e-pošte.
  6. Po spremembah vedno uporabite gumb Shrani v trenutno odprtem razdelku.
Kratka koda[memberflow_portal lang="sl"]
DostopSkrbnik upravlja vse zavihke; člani vidijo svoje podatke glede na dodeljeno vlogo.
Odpri dejanski modul →

Podatki o organizaciji

  • Polno ime društva se uporablja v portalu in kot ime pošiljatelja. Kratko ime je krajša oznaka za strnjene prikaze.
  • Logotip se prikazuje v e-poštnih predlogah. E-pošta, telefon, spletna stran in naslov so uradni kontaktni podatki organizacije.
  • Davčna številka in TRR se prikažeta samo tam, kjer sta potrebna; prazna podatka se ne izpisujeta.
  • Članarina določa privzeti znesek nove obveznosti, obdobje članarine pa način obračuna. Posamezen vnos plačila je še vedno mogoče urediti ločeno.
  • Začetno geslo funkcionarjev je skupno samo za prvo prijavo v upravljavski portal. Navadni člani za Dokumente in Dogodke vnesejo samo e-poštni naslov iz baze članov.

Barve portala

  • Primarna barva označuje glavne gumbe, aktivne zavihke in poudarke.
  • Sekundarna barva se uporablja za prelive in dopolnilne poudarke.
  • Zebra barva določa izmenično ozadje vrstic v daljših tabelah. Izberite dovolj svetel odtenek, da besedilo ostane berljivo.

Glava, noga in podpis e-pošte

  • Barvi ozadja in besedila glave veljata za zgornji del sporočila; barvi noge za spodnji del.
  • Besedilo glave je skupni uvod ob logotipu. Noga je splošno zaključno obvestilo, podpis pa ime osebe ali ekipe, ki sporočilo pošilja.
  • V urejevalniku označite besedilo in nato izberite pisavo, velikost, krepko, ležeče, podčrtano, poravnavo ali povezavo. Povezavo potrdite šele po vnosu veljavnega naslova.
  • Grafični predogled pokaže skupno obliko. Končni videz se lahko med poštnimi programi nekoliko razlikuje.

Prikaz stolpcev

  • Kljukica določa, ali je stolpec v članski tabeli viden. Vrstni red spremenite z vlečenjem elementov.
  • Skrito polje se ne izbriše iz baze; odstrani se samo iz tabelaričnega prikaza.

Dodatna polja članov

  • Naziv je ime polja, tip pa določa način vnosa: besedilo, datum, številka, potrditveno polje ali spustni seznam.
  • Obv. pomeni, da vnosa ni mogoče shraniti brez vrednosti. Form pomeni prikaz v obrazcu za dodajanje in urejanje člana.
  • Portal pomeni prikaz podatka v uporabniškem portalu. Sort. omogoči razvrščanje članske tabele po tem polju.
  • Prist. pomeni prikaz polja na javni pristopnici. Pri spustnem seznamu vnesite vsako možnost v svojo vrstico.

Vloge in statusi

  • Vloga oziroma funkcija določa pooblastila uporabnika. Barva vloge je vizualna oznaka v seznamih.
  • Status pove, ali je član aktiven, neaktiven ali v drugem lastnem stanju. Avtomatska voščila se pošiljajo samo aktivnim članom.
  • Pred brisanjem vloge ali statusa preverite, ali ga uporablja kateri od članov.
👥

Članstvo in rojstni dnevi
  1. V Portalu odprite zavihek Članstvo.
  2. Z gumbom Dodaj člana vnesite obvezne podatke, status in funkcijo.
  3. Uporabite iskalnik ali filtre, nato Uredi oziroma Izbriši pri izbranem članu.
  4. Koledar rojstnih dni uporablja datum rojstva iz članskega profila; demo administrator se med člane ne šteje.
Kratka koda[memberflow_portal lang="sl"]
DostopDodajanje in urejanje: skrbnik ali vodstvena vloga. Član vidi lastni profil.
Odpri dejanski modul →

Koledar rojstnih dni

  • Koledar bere datum rojstva iz profila člana ter prikazuje zadnje tri in naslednjih deset rojstnih dni.
  • Avtomatsko preverjanje se izvede enkrat dnevno. WordPressov urnik se sproži ob obisku strani; za zanesljivo uro na produkciji je priporočljiv strežniški cron.
  • Voščilo prejme samo aktiven član, ki ima vpisan datum rojstva in veljaven e-poštni naslov.
  • Dnevnik prepreči, da bi isti član v istem koledarskem letu prejel voščilo dvakrat. Če AI storitev ni dosegljiva, se uporabi pripravljeno rezervno voščilo.
  • Uspešno oddano sporočilo pomeni, da ga je poštni sistem sprejel. Za dejansko dostavo morajo biti pravilno nastavljeni SMTP, SPF, DKIM in pošiljateljski naslov.
💶

Članarine, blagajna in finance društva
  1. V Portalu odprite Članarine / Blagajna za evidentiranje članarin.
  2. Izberite člana, obdobje, datum in znesek plačila.
  3. Shranjen vnos se upošteva v statistiki plačanih članarin in neplačnikov.
  4. V zavihku Finance društva blagajnik vodi prejemke, izdatke, izplačila, potne naloge ter kupljeno opremo in inventar.
  5. Članarin v Finance društva ne vpisujte ponovno, ker jih letni pregled samodejno prišteje med prihodke.
  6. Pri vsakem zapisu določite kategorijo, način plačila in vrsto dejavnosti ter dodajte račun ali drugo dokazilo.
  7. Pri potnih nalogih vnesite relacijo, namen poti, kilometre ter dnevnice oziroma druge stroške.
  8. Kupljeno opremo vpišite tudi v inventar z lokacijo, odgovorno osebo in serijsko številko.
  9. Pred zaključkom leta preverite neizplačane postavke in pravilnost dokazil.
  10. Letni pregled samodejno prišteje članarine med prihodke ter omogoča oblikovan PDF izpis. CSV se pripravi ločeno glede na zahteve računovodskega servisa.
  11. Javni demo prikazuje vzorčne podatke samo za vpogled in nikoli ne omogoča sprememb.
Kratka koda[memberflow_portal lang="sl"]
DostopBlagajnik dodaja in popravlja finančne podatke. Drugi funkcionarji imajo samo vpogled.
Odpri dejanski modul →
✉️

E-obvestila in komunikacija
  1. V Portalu odprite Pošiljanje e-obvestil.
  2. Izberite ciljno skupino, vnesite zadevo in oblikujte vsebino.
  3. Pred pošiljanjem preverite glavo, podpis in nogo v Sistemskih nastavitvah.
  4. V lokalnem demu Local prestreže WordPressovo pošto: v aplikaciji Local odprite stran DruFlow in nato MailHog oziroma Mailpit. Na živi strani je treba nastaviti SMTP ponudnika in preveriti SPF ter DKIM.
  5. Priponke uspešno oddanih sporočil se arhivirajo v Dokumentih, v kategoriji E-poštne priponke, skupaj z datumom, zadevo, pošiljateljem, skupino in seznamom prejemnikov.
Kratka koda[memberflow_portal lang="sl"]
DostopPošiljanje je namenjeno skrbniku in pooblaščenim vodstvenim vlogam.
Odpri dejanski modul →

Priprava in pošiljanje

  • Najprej izberite vse aktivne člane, upravni odbor, posameznega člana ali poljubne zunanje e-naslove.
  • Zadeva je naslov sporočila. Vsebina je osrednji del med skupno glavo in nogo iz Sistemskih nastavitev.
  • Priponka se naloži iz računalnika. Po uspešnem pošiljanju se kopija priponke evidentira v Dokumentih, v kategoriji E-poštne priponke, z datumom, zadevo, pošiljateljem, skupino, številom in seznamom prejemnikov.

Arhiv poslane pošte

  • Arhiv hrani datum, zadevo, ciljno skupino, število prejemnikov, poslano vsebino in podatke o odprtjih.
  • Klik na vrstico odpre podrobnosti ter seznam naslovnikov. Iskalnik išče po datumu, zadevi in prejemniku.
  • Poslano pomeni, da je strežnik sprejel zahtevo za pošiljanje; ne potrjuje, da je sporočilo prispelo v glavni nabiralnik.
  • Odprto se zazna z nevidno sliko. Če prejemnikov program slike blokira ali jih vnaprej naloži, podatek ni popolnoma zanesljiv.
  • Za reklamacije ali preverjanje dostave uporabite tudi dnevnik SMTP ponudnika.
📅

Dogodki in prijave
  1. Skrbnik vnese naslov, opis, datum, rok prijave, lokacijo in omejitev mest.
  2. Po želji naloži JPG, PNG ali PDF vabilo neposredno iz računalnika.
  3. Ob objavi izbere obveščanje vseh članov ali upravnega odbora.
  4. Član uporabi Prijavi me in nato jasno vidi stanje Prijavljen/a.
  5. Skrbnik lahko člana ročno prijavi ali odjavi, izvozi CSV in obvesti prijavljene.
Kratka koda[memberflow_events lang="sl"]
DostopDogodki so lahko javno vidni. Prijava člana ter dodajanje, urejanje in brisanje zahtevajo prijavo.
Odpri dejanski modul →
📁

Dokumenti in arhiv
  1. Odprite Dodaj dokument ter vnesite naslov, opis, kategorijo, različico in datum.
  2. Datoteko naložite neposredno iz računalnika.
  3. Določite vloge, ki smejo dokument videti; Vsi člani pomeni dostop brez omejitve vloge.
  4. Shranjene kategorije se ponudijo pri naslednjem vnosu.
  5. Arhiv pregledujte po kategorijah, z iskalnikom ali filtrom kategorije.
Kratka koda[memberflow_documents lang="sl"]
DostopVidnost dokumenta je odvisna od izbranih vlog. Dodajanje in brisanje je namenjeno skrbniku.
Odpri dejanski modul →
📝

Javna pristopnica
  1. V Sistemskih nastavitvah označite polja, ki naj bodo vidna na pristopnici.
  2. Obiskovalec izpolni obvezne podatke in soglasja ter odda pristopno izjavo.
  3. Novi član se pojavi v Članstvu, kjer mu skrbnik preveri status in funkcijo.
  4. Za prijavo v portal član potrebuje svoj članski e-naslov in nastavljeno geslo.
Kratka koda[memberflow_prijavnica lang="sl"]
DostopObrazec je javen. Novi zapisi se pregledajo in urejajo v Portalu.
Odpri dejanski modul →
📰

Naročilo na novice
  1. Obiskovalec vnese e-poštni naslov in potrdi prijavo.
  2. Sistem prepreči podvojeno aktivno naročnino istega naslova.
  3. Odjava uporablja osebno povezavo oziroma žeton naročnika.
  4. Seznam naročnikov je ločen od evidence članov društva.
Kratka koda[memberflow_newsletter lang="sl"]
DostopJaven obrazec za zunanje naročnike; prijava v Portal ni potrebna.
Odpri dejanski modul →

Ponastavitev demo modulov

Označite samo module, ki jih želite vrniti v začetno stanje. Ponastavitev je trajna. WordPress strani in datoteke v mapi uploads ostanejo nedotaknjene.

DruFlow

Digitalno upravljanje društev.
Manj administracije. Več časa za člane.